Deelblog van

HEVEN
Artikels geschreven door HEVEN

Slanke onderneming

Hoe maak je een bedrijf lean? (lean of mager: reduceren van kosten en verspilling, toevoegen van waarde voor je klanten)

Ik werkte van begin augustus tot nu, half december, aan het lean maken van een bedrijf. Want toen ik het traject startte, was het een vet bedrijf. Het bedrijf dat ons inhuurde (Heven) om dit traject te verzorgen, had een 60% van haar activiteiten verkocht. Ze bleven over met een zware kostenstructuur, die zo snel mogelijk afgeslankt moest worden. En dat afslanken ging van abonnementen, over IT, over samenwerken op twee locaties en van 5 vaste medewerkers naar 3.

Mijn doel was om de kostprijs van een auto uit te sparen op een kwartaal: 15.000 euro dus. Op jaarbasis zou dit een serieuze besparing betekenen waardoor de restonderneming (40% bleef over) een stevige winst zou gaan maken. Een eerste stap was om alles in kaart te brengen en het bedrijf mee te trekken in de toekomst. Er werd naast de efficiƫntie, ook gekeken naar ondermeer beveiliging en privacy. Want als we de afslanking kunnen realiseren tesamen met volledige GDPR-compliancy, dat zou top zijn. _Het bedrijf koos dus voor zowel een lean-traject, als een GDPR-traject bij Heven. _

De eerste stappen in het lean-traject gingen in de richting van het opzetten van cloud-diensten voor alle toepassingen. Het IT-ondersteuningsbedrijf voldeed niet aan de GDPR, dus hebben we stap voor stap al hun diensten overgezet. Wat bleek: de jaarprijs voor het IT-bedrijf vergeleken met de nieuwe diensten was vier keer te hoog. Een besparing van 75% op een maand. In dit kader maakten we keuzes zoals de overstap naar beveiligde en beheerde cloud-diensten. Daardoor heeft het bedrijf geen eigen server meer nodig, geen intranet en moesten ze geen eigen beheer meer doen (of veel betalen om dit uit te besteden). Zo werken ze nu hoofdzakelijk met Dropbox (betalend, de gratis versie is immers niet volledig GDPR-proof) en een super beveiligde mailserver in de cloud.

Het bedrijf had verschillende abonnement voor diensten lopen, o.a. meer dan 400 euro per maand voor een inschrijvingsportaal. Dit heb ik herscheven in Filemaker en de maandelijkse kost is daardoor teruggebracht tot 90 euro per maand (excl. de ontwikkelingskost). Opnieuw een kwart van de kostprijs. Ook de documentenstroom werd herbekeken. Die zorgde voor heel wat administratieve vertraging. Door het uitvoeren van doorgedreven automatisering en digitalisering werd het inhuren van een part-time administratieve medewerker overbodig. En dat was een extra 2000 euro per maand minder.

We zijn nu aan het einde van het lean-traject en zelfs de boekhouding staat in de cloud. Ook de GDPR is in orde via een GDPR-traject bij Heven. Door de interne opleiding, die noodzakelijk is in het kader van de GDPR, is er een positieve dynamische sfeer ontstaan tussen alle vaste en freelance medewerkers. Alle 20 neuzen in dezelfde richting. Klaar om vanaf januari 2019 nieuwe uitdagingen aan te gaan, o.a. Google SEO en Adwords staan al op het programma.

Een lean-traject bij Heven is een effectieve afslankingskuur. Het resultaat is een mannequin maatje voor een bedrijf dat mag gezien worden.

Vorige artikel Volgende artikel